Betriebsprüfung

Die sieben wichtigsten Fragen zur Betriebsprüfung
Ihre bloße Ankündigung versetzt Unternehmer oft in Angst und Schrecken. Um die Furcht zu lindern, lesen Sie hier, was bei einer Betriebsprüfung genau passiert und wie Sie teure Fehler in steuerlichen Fragen vermeiden können.

2005 mussten in Deutschland rund 220.000 Unternehmen eine Betriebsprüfung über sich ergehen lassen. Dabei sicherten die Prüfer dem Fiskus Steuer-Nachzahlungen in

einer Höhe von rund 13,4 Milliarden Euro.


Da ist es klar, dass selbst dem ehrlichsten Steuerzahler mulmig wird, wenn eine Prüfung ins Haus steht. Wir erklären Ihnen, was Sie dabei eigentlich erwartet.

1. Wann müssen Sie mit einer Betriebsprüfung rechnen?
Regelmäßig untersucht werden nur Großkonzerne. Kleine und mittlere Unternehmen werden stichprobenartig oder bei Verdachtsmomenten geprüft. Solche Verdachtsmomente sind:
  • Hohe Einlagen in das Betriebsvermögen bei niedrigem Privatvermögen
  • Verluste über mehrere Jahre
  • Vermögenszuwachs ohne entsprechende Einnahmen
  • Ihr Einkommen deckt nicht einmal die normalen Lebenshaltungskosten
  • Ihr Einkommen steht in keinem Verhältnis zu Ihrem Lebensstil
  • Ihr Gewinn entspricht nicht dem Branchendurchschnitt
  • Starke Schwankungen Ihrer Umsätze ohne erkennbaren Grund Einlage
    oder Entnahme von Grundstücken in bzw. aus dem Betriebsvermögen
  • Aufgabe des Betriebes oder Änderung der Rechtsform
  • Vorherige Betriebsprüfungen führten zu erheblichen Steuernachzahlungen
     

2. Wie können Sie sich auf die Prüfung vorbereiten?
Die Betriebsprüfung kann eine oder mehrere Steuerarten und Besteuerungs-Zeiträume umfassen. In der Regel bezieht sie sich auf die letzten drei Kalenderjahre. Das Finanzamt kündigt die Prüfung für gewöhnlich zwei Wochen vorher schriftlich an und teilt Ihnen mit, welche Steuerarten in Ihrem Unternehmen geprüft werden. Stellen Sie sich grundsätzlich darauf ein, dass

  • der Prüfer detaillierte Fragen stellen wird und die Bereitstellung aller relevanten Unterlagen erwartet.
  • die Betriebsprüfung während der üblichen Geschäftszeit in Ihren Geschäftsräumen stattfindet. In Ausnahmefällen kann die Prüfung beim Steuerberater durchgeführt werden.
  • die Prüfer grundsätzlich berechtigt sind, Ihre Grundstücke und Betriebsräume zu besichtigen.

Tipp: Steht die Prüfung vor der Tür, können Sie kaum noch etwas „bereinigen“. Achten Sie also im alltäglichen Geschäft auf eine „saubere“ Buchhaltung und Bilanzierung. Gerade wenn Sie keinen Steuerberater an Ihrer Seite haben, empfiehlt es sich, das nötige Know-how zu Steuerfragen bei Ihrer IHK einzuholen. Dort gibt es Seminare und Broschüren zum Thema.

3. Wo machen kleine und mittlere Unternehmen am häufigsten „Steuerfehler“?
Kleine Unternehmen mussten 2006 nach Betriebsprüfungen insgesamt 980 Millionen Euro Steuern nachzahlen. Davon entfielen 450 Millionen Euro auf die Einkommenssteuer, 170 Millionen Euro auf die Körperschaftssteuer und 135 Millionen auf die Umsatzsteuer.

Zu diesen Nachzahlungen kommt es meistens durch Fehler des Unternehmers:

Bei der Ertragssteuer-Veranlagung werden häufig die Einnahmen nicht vollständig erfasst oder die Gewinne durch unzutreffende Bilanz-Positionen geschmälert.

Beispiel: Eine Rückstellung für Garantie-Leistungen wird gewinnmindernd bilanziert, obwohl keine Inanspruchnahme aufgrund einer Garantie drohte.

Tipp: Durchforsten Sie Ihre Bilanz nach Positionen, die Ihren ausgewiesenen Gewinn schmälern, und überprüfen Sie, ob diese Positionen Ihren tatsächlichen Gewinn verringert haben. Wenn nicht, sollten Sie Ihre Gewinnrechnung unbedingt korrigieren.

Außerdem wird häufig nicht streng genug zwischen privaten und betrieblichen Ausgaben unterschieden und der private Aufwand als Betriebsausgabe gebucht.
 
Typischer Fall: Ein privater Ausflug erscheint als Geschäftsreise und das Essen wird als Geschäftsessen gewinnmindernd verbucht.

Tipp: Berufliche Fahrten und Geschäftsessen sollten Sie eindeutig als solche belegen können. Dazu müssen Sie schriftlich festhalten, wann, wo, mit wem und warum Sie gespeist haben. Hat das Essen in einer Gaststätte stattgefunden, genügen Angaben zum Anlass, zu den Teilnehmern und die Rechnung.

Bei der Umsatzsteuer werden oft nicht alle Umsätze erfasst oder die Umsätze werden einem unzutreffenden Steuersatz unterworfen. Ferner werden Vorsteuern zu Unrecht geltend gemacht und die Besteuerung des Eigenverbrauchs "vergessen".
 
Beispiel: Der Unternehmer entnimmt aus seinem Lager Waren zum persönlichen Verbrauch, ohne dies der Umsatzsteuer zu unterwerfen.

Tipp: Auch bei der Umsatzsteuer sollten Sie private und berufliche Anschaffungen bzw. Ausgaben sorgfältig auseinander halten und die persönlichen Entnahmen monatlich in der Umsatzsteuer-Voranmeldung extra erfassen.

 

4. Was geschieht nach der Betriebsprüfung?
Am Ende einer Betriebsprüfung steht die so genannte Schlussbesprechung. Die Schlussbesprechung ist eine Verhandlung zwischen der Finanzverwaltung und Ihnen über das Ergebnis der Prüfung. Dabei hängt es unter Umständen von Ihrem Verhandlungsgeschick ab, ob Sie zu vertretbaren Kompromissen kommen.
 
Hat die Prüfung zu Beanstandungen geführt, verfasst der Prüfer einen Abschlussbericht. Bevor dieser vom Finanzamt zur Berechnung Ihrer Nachzahlung herangezogen wird, haben Sie das Recht, den Bericht einzusehen und zu kommentieren.

5. Wann kommt es zu strafrechtlichen Folgen?
Der Betriebsprüfer ist verpflichtet, die zuständige Straf- und Bußgeldstelle zu informieren, wenn durch seine Prüfung der Verdacht einer Straftat oder Steuer-Ordnungswidrigkeit aufgetaucht ist.

Die Betriebsprüfung muss bei Einleitung eines Verfahrens unterbrochen werden. Kommt es zu einem Strafverfahren gegen Sie, kann Ihre Mitwirkungspflicht nicht mehr erzwungen werden.
 

6. Ist es ratsam, eine Selbstanzeige zu erstatten?
Sinnvoll ist eine Selbstanzeige nur dann, wenn Sie davon ausgehen müssen, dass es in Ihrem Unternehmen buchhalterische oder steuerliche Ungereimtheiten gibt, die der Betriebsprüfer leicht erkennen kann.

Eine Selbstanzeige muss vor Prüfungsbeginn beim Finanzamt eingehen. Sie verhindert aber nur dann ein eventuelles Strafverfahren, wenn Sie die festgestellten Steuerschulden pünktlich bezahlen. 

7. Was ist eine digitale Betriebsprüfung?
Seit dem 1. Januar 2002 ist es Betriebsprüfern gestattet, die Buchführung durch Zugriff auf die elektronischen Buchführungsdaten zu prüfen. Dabei kann der Prüfer seine Arbeit direkt an Ihrem Rechner durchführen.

Er kann auch verlangen, dass Sie für ihn bestimmte Recherchen durchführen oder dass Sie ihm alle relevanten Daten auf einer CD-Rom aushändigen, damit er diese auf seinem Computer mit speziellen Prüfprogrammen überprüfen kann.


Das Recht des Prüfers auf Einsicht in elektronische Daten bezieht sich im Übrigen auf alle digital erzeugte Daten, nicht nur die Finanzbuchhaltung, auch Ihr Warenwirtschaftssystem, Rechnungsprogramm und ähnliches. Selbst wenn Ihre Programme nicht über eine entsprechende Schnittstelle verfügen, die Spezialisten der OFD kommen an alles ran, garantiert. Und denken Sie daran, dass Sie diese Daten aufbewahren müssen, wenn Sie keine Datensicherung haben, haben Sie schon verloren

Bodo Keller für unique relations, September 2007

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