Die Kasse und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

Das Video der Kollegen von Ecovis ist eine gute Einführung

Kassenbuchführung bei bargeldintensiven Unternehmen

  • Übergangsfrist für die Umrüstung alter elektronischer Kassen endet am 31.12.2016
  • Verschärfte Regeln für die "offene Ladenkasse"

Ab dem 1. Januar 2017 sind bar­geld­in­ten­sive Unter­neh­men ver­pflich­tet, eine Kasse vor­zu­halten, die Ein­zel­auf­zeich­nun­gen auf Bon­ebene ge­währ­leistet. Hat das Kas­sen­sys­tem keinen Speicher, der maschi­nell aus­wert­bar ist, liegen for­melle und ma­te­rielle Mängel vor, die das Fi­nanz­amt zur Hin­zu­schät­zung berechtigt

Ab dem 1. Januar 2017 sind bargeldintensive Unternehmen verpflichtet, eine Kasse vorzuhalten, die Einzelaufzeichnungen auf Bonebene gewährleistet. Hat das Kassensystem keinen Speicher, der maschinell auswertbar ist, liegen formelle und materielle Mängel vor, die das Finanzamt zur Hinzuschätzung berechtigt.

 

Was viele  nicht wissen, auch bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz (EStG) muss der Steuerpflichtige unter Umständen ein Kassenbuch führen. Die Finanzverwaltung leitet diese Pflicht aus dem Zusammenwirken einer Vielzahl von Einzelnormen ab (insbesondere § 22 Umsatzsteuergesetz (UStG), §§ 140 bis 148 Abgabenordnung (AO), § 63 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)) und verlangt, jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen. Nur diese Einzelaufzeichnungspflicht gewährleistet eine lückenlose Prüfung der Barvorfälle. Führen Mandanten ohnehin freiwillig ein Kassenbuch, sagt die AO aus, dass die Ordnungsvorschriften einzuhalten sind. Das bedeutet, es gelten die gleichen Vorschriften, wie für Bilanzierer. Auch Freiberufler (beispielsweise Physiotherapiepraxen) können von der Finanzverwaltung als bargeldintensives Unternehmen eingestuft werden, sofern der Barumsatz mehr als zehn Prozent des Gesamtumsatzes ausmacht.

 

Offene Ladenkasse

 

Die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung mittels Kassenbuch entfällt auch nicht, wenn Steuerpflichtige eine sogenannte offene Ladenkasse führen. Bei einer offenen Ladenkasse ist ein täglicher Kassenbericht zu erstellen. Dieser muss retrograd aufgebaut sein. Der geschäftliche Bargeldbestand ist auf den Cent genau auszuzählen (summarische Bareinnahmenermittlung). Zur Ermittlung der Tageseinnahmen werden vom Kassenendbestand die durch Eigenbeleg nachgewiesenen Einlagen abgezogen. Die im Laufe des Tages getätigten Barausgaben sowie Barentnahmen (ebenfalls über Eigenbelege nachzuweisen) werden wieder hinzugerechnet. Hieraus ergibt sich die Summe der Tageseinnahmen. Die tägliche Feststellung des tatsächlichen Kassenbestands (Kassensturz) ist eine unabdingbare Voraussetzung und unentbehrliche Grundlage für die Ermittlung der Tageseinnahmen (auch Tageslosung). Für Barentnahmen und Bareinlagen müssen Belege vorhanden sein, da ansonsten die Kassenführung sowohl formell als auch materiell nicht ordnungsgemäß ist (Finanzgericht Münster vom 28. März 2000, Az. 5 V 7028/99). Eine formelle Anforderung an diese Eigenbelege gibt es nicht. Es gilt der Grundsatz, dass jede Buchung in Zusammenhang mit einem Beleg stehen muss. Fehlen bei offenen Ladenkassen die täglichen Protokolle über das Auszählen des Kassenbestands bei Geschäftsschluss, stellt das einen formellen Mangel dar, der schon für sich genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt. Das hat der BFH in seinem Urteil vom 25. März 2015 ausdrücklich festgestellt. Ich muss daher darauf hinweisen, dass ein Zählprotokoll künftig unabdingbar ist. Nur so sind Sie auf der sicheren Seite. Auch das Fehlen von Kassenberichten bei einer offenen Ladenkasse stellt einen formellen Mangel dar, der zu einer Hinzuschätzung berechtigt. Ich empfehle daher dringend auf ein elektronisches Kassensystem umzusteigen.

 

Keine Einzelaufzeichnungen

 

Ausnahmsweise gilt die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nicht, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft wird. Beispiele dafür sind:

 ■ Einzelhandel mit Lebensmitteln, Tabak-, Schreib-, Kurzwaren, Kleinpreis- geschäfte, Kleinstbetriebe

 ■ Selbstbedienungsläden, Supermärkte, Automatengeschäfte

 ■ Betriebe mit Passagengeschäft und Ramschtischen

 ■ Verkaufswagen, Handwerker mit Verkaufsgeschäften, Marktstände

 ■ Stehbierhallen, Gaststätten und Imbissbetriebe

 

Bitte beachten Sie dabei, dass der BFH die Unzumutbarkeit früher lediglich bei Barerlösen im Centbereich bejaht hat (BFH vom 12.05.1966 – IV 472/60;). Die Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung entfällt auch bei diesen Unternehmen nur dann, wenn Sie eine offene Ladenkasse führen.

 

Elektronische Registrierkassen

 

Nutzen Sie bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine Registrierkasse oder eine PC-Kasse, sind zwingend die Voraussetzungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 (Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften) und die neuen GoBD vom 14. November 2014 (Rn. 39) zu beachten. Alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich etwaiger mit der Kasse erzeugter Rechnungen sind unveränderbar, vollständig und digital aufzubewahren. Ist die Kasse nicht in der Lage, Einzeldaten zu speichern, und können auch keine Daten für die Betriebsprüfung exportiert werden, reicht es aus, wenn ein vollständiger Tagesendsummenbon aufbewahrt wird (BMF vom 9. Januar 1996). Die Kassenstreifen beziehungsweise die Journalrolle mit den Einzelumsätzen müssen in diesem Fall nicht aufbewahrt werden. Beachten Sie hierbei allerdings bitte, dass diese Erleichterungsvorschriften nur gelten, wenn Sie jetzt eine Kasse einsetzen, die nicht umrüstbar ist. Sie haben Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich zu erfassen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Führen Sie das Kassenbuch über DATEV Unternehmen online, müssen dort täglich die Eintragungen vorgenommen werden. Ich weise darauf hin, dass die Festschreibung in Unternehmen online täglich erfolgen muss..

 

Umrüstung

 

Ab dem 1. Januar 2017 sind Sie verpflichtet, sofern Sie eine elektronische Registrierkasse im Einsatz haben, eine Kasse vorzuhalten, die Einzelaufzeichnungen auf Bonebene gewährleistet. Das heißt, alle Geschäftsvorfälle müssen sich im Einzelnen über das System nachvollziehen lassen. Hat das Kassensystem also keinen Speicher, der maschinell auswertbar ist und der auf einem externen Datenträger gespeichert und ausgewertet werden kann, liegt sowohl ein formeller als auch ein materieller Mangel vor, der zur Hinzuschätzung seitens des Finanzamts berechtigt. Sie müssen diese Kassen bis spätestens 31. Dezember 2016 umrüsten

Hilfsmittel für die Erfüllung von formalen Vorschriften der GoBD

>>> Excel Tool Zählprotokoll

Mit dem Zählprotokoll dokumentieren Sie dei Anzahl aller Münzen und Scheine und stimmen dies mit dem Kassenendbestand ab

 

>>>Kassenbericht Täglich (retrograde Methode)
Hiermit ermitteln Sie Ihre Barumsätze täglich rechnerisch auf Basis des Kassenbestandes am Ende des Tages

 

 

Eigenbeleg
Hiermit dokumentieren Sie alle Einnahmen und Ausgaben, für Die Sie keinen Beleg haben, z.B. Privateinlagen oder Privatentnahmen
Eigenbeleg.pdf
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