ELSTAM - Elektronische Steuerabzugsmerkmale

Es wird ernst: Der bundesweite Umstieg von der Papierlohnsteuerkarte auf das neue elektronische Verfahren ELStAM (Elektronische LohnSteuer AbzugsMerkmale) steht an. Für Sie als Unternehmer und Arbeitgeber ist es vor allem wichtig, Ihre Software und Ihre betrieblichen Abläufe an das neue elektronische Verfahren anzupassen. Um einen schrittweisen Einstieg zu ermöglichen, hat die Finanzverwaltung einen Einführungszeitraum festgelegt.

 

ELStAM: Verfahren und wichtige Termine

Die im elektronischen Verfahren hinterlegten Daten stehen Arbeitgebern seit dem 1. November 2012 online zur Verfügung. Die Finanzverwaltung hat betont, dass sie allein dafür verantwortlich ist, die Lohnsteuerabzugsmerkmale – zum Beispiel Steuerklasse oder Freibeträge – zu bilden und elektronisch für den Abruf durch den Arbeitgeber zur Verfügung zu stellen. Sobald Sie als Arbeitgeber das elektronische Verfahren nutzen, werden steuerlich bedeutsame Änderungen nach ihrer Eintragung im Melderegister automatisch beim Lohnsteuerabzug des Arbeitnehmers berücksichtigt. Freibeträge kann der Beschäftigte wie bisher auch beim Finanzamt beantragen.

 

Für Ihren persönlichen ELStAM-Start sowie den späteren Umgang mit dem elektronischen Abruf sind 3 Termine wichtig:

  1. Frühestmöglicher Starttermin der ELStAM war der 1. November 2012. Seit diesem Zeitpunkt können Arbeitgeber die entsprechenden Daten ihrer Arbeitnehmer abrufen.
  2. Das Jahr 2013 wurde als flexibler Einführungs- und Umstellungszeitraum definiert. Die Unternehmen können selbst entscheiden, ab wann sie das neue Verfahren nutzen wollen. Durch die zeitlich gestreckte Einführung sollen eventuelle technische und organisatorische Probleme vermieden werden, die beim gleichzeitigen Einstieg aller Arbeitgeber zu einem fixen Termin entstehen könnten.
  3. Letzter Einstiegstermin in das ELStAM-Verfahren ist die Abrechnung für Dezember 2013, mindestens eine Abrechnung im Jahr 2013 muss noch mit den elektronischen Daten erfolgen. Ein erstmaliger Abruf 2014 ist verspätet.

 

Da die Nutzung erst ab Dezember 2013 Pflicht ist, hat Lexware sich entschieden, das ELStAM-Verfahren Mitte des Jahres 2013 in die Software einzubinden. Für den erstmaligen Abruf im Dezember 2013 sind Lexware-Kunden in jedem Fall auf der sicheren Seite.
Achtung
Ohne Registrierung sind ab dem 1. Januar 2013 auch Ihre Lohnsteueranmeldungen per Gesetz nicht mehr möglich. Die Identität des Datenübermittlers lässt sich dann nur noch mithilfe des Sicherheitszertifikats eindeutig feststellen. Sollte die Registrierung bis dahin nicht erfolgt sein und die Steueranmeldung aus diesem Grunde verspätet übermittelt werden, so muss ein Arbeitgeber oder Unternehmer (etwa bei der Umsatzsteuer) mit einem Verspätungszuschlag rechnen. Dieses Zwangsmittel des Fiskus kann bis zu 10 Prozent der angemeldeten Steuer betragen.

 

Die Umstellung: Vorgehen und Besonderheiten

Sollten die erstmals elektronisch abgerufenen Lohnsteuerabzugsmerkmale von den auf Papier eingetragenen oder im Lohnkonto aufgezeichneten Lohnsteuerabzugsmerkmalen (Steuerklasse, Zahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag, Hinzurechnungsbetrag, Kirchensteuerabzugsmerkmal, Faktor) abweichen, haben Sie als Arbeitgeber weder eine Korrektur- noch eine Anzeigepflicht. Sie legen - je nach Umstellungstermin – folgende Daten zugrunde:

  • Lohnsteuerkarte 2010 oder die vom Finanzamt ausgestellte Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug 2011, 2012 oder 2013,
  • Das Mitteilungsschreiben "Information über die erstmals elektronisch gespeicherten Daten für den Lohnsteuerabzug (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale)"
  • Den Ausdruck oder eine andere Papierbescheinigung des Finanzamts mit den gültigen Lohnsteuerabzugsmerkmalen oder eine besondere Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug (z.B. aufgrund abweichender Meldedaten).

Abweichungen können beispielsweise auftreten, wenn der Arbeitnehmer keine Änderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale zu seinen Ungunsten wie Steuerklasse III oder II anstatt I vornimmt. Sofern ledige Arbeitnehmer während des Einführungszeitraums ein Ausbildungsverhältnis beginnen, können Sie eine Vereinfachungsregelung anwenden und ohne Vorlage einer Lohnsteuerkarte oder Ersatzbescheinigung nach der Steuerklasse I vorgehen. Das klappt aber nur, wenn der Auszubildende Identifikationsnummer, Geburtsdatum und Religionszugehörigkeit mitteilt und schriftlich bestätigt, dass es sich um sein erstes Dienstverhältnis handelt.

Sind die ELStAM nach Auffassung eines Ihrer Arbeitnehmer unzutreffend, muss dieser beim Finanzamt seines Wohnsitzes eine Berichtigung beantragen. Die Beamten prüfen und ändern gegebenenfalls die gebildeten Lohnsteuerabzugsmerkmale.

Sofern Sie ELStAM bereits anwenden, müssen Sie ggf. auch den Tag der Beendigung eines Dienstverhältnisses dem Finanzamt unverzüglich elektronisch mitteilen. Eine solche Abmeldung ist auch dann erforderlich, wenn der Arbeitgeberabruf gesperrt ist.

Tipp
Lohnsteuerkarten und weitere Papierbescheinigungen dürfen Sie erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2014 vernichten. Bei weiteren Fragen zum ELStAM-Verfahren steht Ihnen die ELStAM-Hotline unter der gebührenfreien Telefonnummer 0800/523-5099 zur Verfügung, und zwar werktags von 7 bis 22 Uhr und an Sonn- und Feiertagen von 10 bis 18 Uhr.

 

Das ändert sich im Lohnsteuer-

Ermäßigungsverfahren

Auch im elektronischen Abrufverfahren sind die Grundsätze des Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahrens zwar weiter anzuwenden. Die auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Freibeträge und Kinder gelten aber im elektronischen Abrufverfahren nicht automatisch weiter. Folglich sind für 2013 antragsgebundene Lohnsteuerabzugsmerkmale per Lohnsteuer-Ermäßigungsantrag neu zu beantragen, und zwar spätestens bis zum 30. November 2013. Die entsprechenden Vordrucke auf Lohnsteuerermäßigung stehen im Internet unter https://www.formulare-bfinv.de/ zur Verfügung. Diese können heruntergeladen, ausgefüllt und ans Finanzamt geschickt werden.

Tipp
Nicht nötig ist das für Behinderten- und Hinterbliebenen-Pauschbeträge, die bereits über das Jahr 2012 hinaus gewährt wurden, sowie für Freibeträge für Kinder, die aufgrund mehrjähriger Berücksichtigung bereits für das Jahr 2013 in der ELStAM-Datenbank enthalten sind. Für Ihre verheirateten Beschäftigten gelten die bisherigen Steuerklassenkombinationen III/V oder IV/IV zwar ab 2013 weiter, die Berücksichtigung des Faktorverfahrens ist allerdings jährlich neu zu beantragen. Dabei besteht in allen Fällen die Möglichkeit zur Wahl einer anderen Steuerklasse.
Autor: Robert Kracht/Lexware

Die Finanzverwaltung hat in ihrem Internetportal Fragen und Antworten zusammengestellt:

 

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