Neuerungen in der Lohnbuchhaltung ab 2014

 

Zum 1.1.2014 treten zahlreiche Änderungen im Sozialversicherungs- und Steuerrecht in Kraft. Die Beitragsbemessungsgrenzen und Sachbezugswerte steigen, das elektronische Lohnsteuerverfahren ELStAM ist für alle Arbeitgeber Pflicht und der Abgabetermin für die Jahresmeldung wurde vorverlegt. Wir haben die wichtigsten Neuregelungen und ihre Bedeutung für Unternehmen zusammengestellt.

 

Die Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung steigen

Zum 1.1.2014 steigen die Beitragsbemessungsgrenzen wieder erheblich an. Das gilt sowohl für die Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung, als auch für die Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung. Auf Mitarbeiter mit höherem Einkommen kommt hier eine höhere Beitragsbelastung zu. Da Ihr Unternehmen die Beitragslast zur Hälfte trägt, bekommen auch Sie die Anhebung der Grenzen zu spüren.


Beispiel:
Ihr Mitarbeiter (neue Bundesländer) hat im Jahr 2013 monatlich 5.600 EUR brutto verdient und wird im Jahr 2014 ebenso viel erhalten. Die Beitragsbelastung für Sie und für den Beschäftigten steigt 2014 deutlich an.

 

> Im Jahr 2013 führte Ihr Unternehmen die folgenden Beiträge zur Krankenversicherung ab:
In der Kranken- und Pflegeversicherung zogen Sie das Entgelt bis zum Betrag von 3.937,50 EUR zur Berechnung der Beiträge der Krankenversicherungsbeiträge heran und erhielten folgende Beiträge: Arbeitgeber: 287,44 EUR und Arbeitnehmer: 322,88 EUR.

> Im Jahr 2014 zahlen Ihr Unternehmen und der Mitarbeiter folgende Beiträge zur Krankenversicherung:
Die Beitragsgebemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung wurde angehoben auf 4.050 EUR. Bis zu diesem Betrag ziehen Sie das Entgelt des Mitarbeiters ab 1.1.2014 für die Berechnung der Krankenversicherungsbeiträge heran und erhalten folgende Beiträge: Arbeitgeber: 295,65 EUR und Arbeitnehmer: 332,10 EUR.

 

Die Jahresarbeitsentgeltgrenzen werden angehoben

Die allgemeinen und die besonderen Jahresarbeitsentgeltgrenzen in der Krankenversicherung steigen ebenfalls. Die Hürde für gesetzlich versicherte Mitarbeiter, in eine private Krankenversicherung zu wechseln, ist damit ab 1.1.2014 wieder etwas höher.

Achtung:
Einige Ihrer Mitarbeiter könnten durch die höhere Jahresarbeitsentgeltgrenze zum 1.1.2014 automatisch wieder versicherungspflichtig werden. Prüfen Sie das rechtzeitig vor dem Jahreswechsel. Übersehen Sie das, müssen Sie mit Beitragsnachzahlungen rechnen. Betroffene Beschäftigte können sich von der Versicherungspflicht per Antrag bei ihrer Krankenkasse befreien lassen.

 

Die Jahresmeldung wird früher fällig

Aufgrund einer Änderung der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) wurde der späteste Termin für die Jahresmeldung vom 15.4. auf den 15.2. des Folgejahres vorverlegt. Sie haben also nun erheblich weniger Zeit für die Jahresmeldung. Markieren Sie sich den 15.2. bereits jetzt in Ihrem Kalender, um den Termin nicht zu verpassen. 

Mit der Jahresmeldung für 2013 teilen Sie der Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag (Krankenkasse) das im Jahr 2013 erzielte Arbeitsentgelt mit. Wichtig ist dabei vor allem, dass Sie die richtigen Entgeltbeträge einordnen. Dabei sollten Sie Folgendes beachten:

  • Tragen Sie für jeden Mitarbeiter das rentenversicherungspflichtige Bruttoarbeitsentgelt bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der Renten- und Arbeitslosenversicherung für 2013 ein. Die Beitragsbemessungsgrenze beträgt im Westen 69.600 EUR und im Osten 58.800 EUR. 
  • Auch für kurzfristig beschäftigte Aushilfen sind Sie zur Abgabe einer Jahresmeldung verpflichtet. Da diese Beschäftigten in der Sozialversicherung aber nicht beitragspflichtig sind, melden Sie als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt 0 EUR. Nur im Datenbaustein Unfallversicherung (UV-Entgelt) geben Sie die tatsächlichen Entgelte der kurzfristig Beschäftigten an.
  • Geringfügig entlohnte Minijobber (Entgelt monatlich maximal 450 EUR) sind seit dem 1.1.2013 grundsätzlich in der Rentenversicherung versicherungspflichtig. Diese Mitarbeiter stocken die Pauschale zur Rentenversicherung 2013 (15 Prozent) bis zum vollen Beitragssatz in der Rentenversicherung auf, wenn sie keinen Befreiungsantrag gestellt haben.  In der Jahresmeldung legen Sie als Mindestbemessungsgrundlage 175 EURuro monatlich zugrunde. Das bedeutet: Liegt das monatliche Entgelt eines Mitarbeiters unter 175 EUR, melden Sie in der Jahresmeldung 175 EUR x 12. Hat sich Minijobber dagegen von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen, geben Sie das tatsächlich verdiente Entgelt des Mitarbeiters an.
  • Für Mitarbeiter in der Gleitzone tragen Sie in der Jahresmeldung grundsätzlich das nach der Gleitzonenformel (für das Jahr 2013) ermittelte reduzierte Entgelt ein. Hat der Mitarbeiter aber auf die Anwendung der Gleitzonenregelung bei der Bemessung der Rentenversicherungsbeiträge verzichtet, geben Sie das ungeminderte Arbeitsentgelt als beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt an.

 

Für Unterkunft und Verpflegung gelten höhere amtliche Sachbezugswerte

Die amtlichen Sachbezugswerte für Unterkunft und Verpflegung setzen Sie immer dann an, wenn Mitarbeiter von Ihrem Unternehmen kostenfreie und vergünstigte Verpflegung bzw. Unterkunft erhalten. Da alle Sachbezugswerte zum 1.1.2014 steigen, fällt damit auch der geldwerte Vorteil höher aus, der Mitarbeitern durch diese Leistungen zufließt.

Das sind die neuen Sachbezugswerte 2014 für Verpflegung für volljährige Mitarbeiter sowie für Jugendliche und Auszubildende:

  • Mittag- und Abendessen monatlich 90 EUR (2013: 88 EUR)
  • Frühstück monatlich 49 EUR (2013: 48 EUR)
  • Monatlicher Gesamtsachbezugswert 229 EUR (2013: 224 EUR)


Der Wert für eine unentgeltlich überlassene Unterkunft steigt gegenüber 2013 um 5 EUR pro Monat auf 221 EUR.


Beispiel:
Sie stellen zum 1.3.2014 einen Mitarbeiter ein. Der Beschäftigte erhält ein Entgelt von monatlich 3.000 EUR und für März sowie April eine unternehmenseigene kostenfreie Unterkunft. Er bekommt außerdem im März und im April an je 30 Tagen ein Mittagessen. Für die Unterkunft setzen Sie im März und im April einen monatlichen geldwerten Vorteil von je 221 EUR und für das Mittagessen 90 EUR pro Monat an. Der Mitarbeiter erhält damit im März sowie im April 2014 ein lohnsteuer- und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt von je 3.311 EUR.

Die Sachbezugswerte gelten im Steuer- und im Sozialversicherungsrecht und sind verpflichtende Vorgaben. Sie müssen auch dann mit diesen Werten rechnen, wenn Sie diese im Einzelfall für nicht angemessen halten.

 

ELStAM ist ab dem 1.1.2014 Pflicht

Die Übergangsfrist für die Umstellung auf das elektronische Lohnsteuerverfahren ELStAM endet am 31.12.2013. Ab dem 1.1.2014 müssen Sie alle Daten, die Sie für den Lohnsteuerabzug Ihrer Mitarbeiter benötigen, als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) abrufen. Das elektronische Verfahren ist damit für alle Arbeitgeber Pflicht.

Die Folge: Von neuen Mitarbeitern benötigen Sie keine Lohnsteuerkarte bzw. Ersatzbescheinigung auf Papier mehr. Stattdessen melden Sie diese für den Abruf der ELStAM an. Für die Anmeldung benötigen Sie von jedem Mitarbeiter das Geburtsdatum, die steuerliche Identifikationsnummer und die Angabe, ob es sich um das Haupt- oder um ein Nebenarbeitsverhältnis handelt. Den Nebenarbeitgebern steht nur ein Teil der Lohnsteuerabzugsmerkmale zur Abfrage und zum Abruf zur Verfügung (Steuerklasse 6, Religion und gegebenenfalls Aufteilung von Freibeträgen). Diese Daten müssen Sie in das Lohnkonto übernehmen und gemäß der Gültigkeitsangabe verwenden. Etwaige Änderungen stellt die Finanzverwaltung Ihnen monatlich zum Abruf bereit.

Achtung: Papierunterlagen aufheben
Die Lohnsteuerkarte 2010 und die weiteren Papierbescheinigungen dürfen Sie erst nach Ablauf des Kalenderjahres 2014 vernichten.

 

Die Künstlersozialabgabe steigt an

Die Künstlersozialabgabe steigt im kommenden Jahr von 4,1 auf 5,2 %. Beauftragt Ihr Unternehmen in regelmäßigen Abständen freie Webdesigner, Autoren, Übersetzer, Grafiker etc., steigen damit Ihre Ausgaben.

Die Künstlersozialabgabe stellt den „Quasi-Arbeitgeberanteil“ dar, den alle Unternehmen bezahlen müssen, die nicht nur gelegentlich Werke oder Leistungen selbstständiger Künstler oder Publizisten verwerten. Die Künstlersozialkasse (KSK) selbst prüft nicht, ob die betreffenden Unternehmen ihrer Zahlungspflicht nachkommen. Dies wird in den allgemeinen Betriebsprüfungen der Sozialversicherungsträger mit geprüft. Sie müssen die Künstlersozialabgabe auf alle Entgelte abführen, die Ihr Unternehmen an freie Künstler oder Publizisten zahlt. Für 2014 sind die Entgelte aus 2013 entscheidend. Die Entgelte aus 2013 melden Sie der Künstlersozialkasse spätestens bis 31.3.2014. Aufgrund Ihrer Meldung berechnet die Künstlersozialkasse Ihre monatlichen, im Voraus zu leistenden Zahlungen. Möchten Sie diese Mitteilung kontrollieren, multiplizieren Sie ein Zwölftel der Jahreshonorare mit dem für das Jahr jeweils geltenden Abgabesatz.

Achtung: Nachzahlungen vermeiden
Übersehen Sie, dass Ihr Unternehmen eigentlich die Künstlersozialabgabe zahlen muss, kann es spätestens nach einer Betriebsprüfung zu Nachzahlungen kommen. Zusätzlich können Säumniszuschläge fällig werden. Um all diese Kosten zu vermeiden, sollten Sie selbst zu Beginn jedes Jahres prüfen, ob Ihr Unternehmen die Abgabe zahlen muss.

 

Der Sozialausgleich entfällt auch 2014

Der Beitragssatz zur Krankenversicherung bleibt bei 15,5 (allgemein) bzw. bei 14,9 % (ermäßigt). Krankenkassen, denen die Zuweisungen aus dem Gesundheitsfonds nicht ausreichen, sind verpflichtet, einen Zusatzbeitrag zu erheben. Dieser zusätzliche Beitrag darf seit 2011 nur noch in festen Beträgen und einkommensunabhängig festgesetzt werden. Die Krankenkassen setzen die Zusatzbeiträge selbst fest und rechnen sie direkt mit ihren Mitgliedern ab. Gleichzeitig legt das Bundesgesundheitsministerium jährlich jeweils im November einen durchschnittlichen Zusatzbeitrag für das darauffolgende Jahr fest. Liegt dieser über 0 EUR, führen Sie als Arbeitgeber einen Sozialausgleich durch.

Neu: Für 2014 wurde – wie bereits für die Jahre 2013, 2012 und 2011 – ein durchschnittlicher Zusatzbeitrag von 0 EUR fixiert.

 

Das bedeutet für Sie: Sie führen auch im Jahr 2014 keinen Sozialausgleich durch. Ob Sie 2015 zum Sozialausgleich verpflichtet sind, erfahren Sie im November 2014, wenn der durchschnittliche Zusatzbeitrag für das folgende Jahr festgelegt wird.

 

Autor: B. S. /Lexware

 

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