Aufbewahrungspflichten 2018

Unter Berücksichtigung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist können seit dem 1.1.2018 sehr viele Unterlagen aus früheren Jahren vernichtet werden.

 

Berechnen der Aufbewahrungsfristen 2018

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist, Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen worden oder sonstige Unterlagen entstanden sind.

 

Wurden beispielsweise im Jahr 2007 die letzten Buchungen für das Jahr 2005 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, können seit dem 1.1.2018 alle Unterlagen für das Jahr 2005 vernichtet werden.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres 2007, dauert 10 Jahre und endet mit Ablauf des Kalenderjahres 2017. Ab dem 1.1.2018 können die Unterlagen dann in den Reißwolf.

 

Achtung: Aussetzung der Aufbewahrungsfrist

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind.

 

Praxis-Tipp: Unterlagen der Buchhaltung im Zweifel länger aufbewahren

Für die Frage, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, dient folgende Orientierung: Dienten die Unterlagen als Buchungsgrundlage, gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, ansonsten die von 6 Jahren.

Im Zweifel sollten die Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. So liegt man immer auf der richtigen Seite.

Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber auch eine 2-jährige

Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen eingeführt.

 

Besondere Unterlagen - wie beispielsweise Personalakten - sollten ein Leben lang aufbewahrt werden

Folgende Unterlagen sollten rund 30 Jahre aufbewahrt werden:

  • Urteile
  • Mahnbescheide
  • Prozessakten

 

Für bestimmte Unterlagen gibt es keinen Vernichtungszeitpunkt. Diese sollten deshalb ein Leben lang aufbewahrt werden. Hierzu gehören:

  • Ärztliche Gutachten
  • Ausbildungsurkunden
  • Abschlusszeugnisse
  • Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  • Unterlagen zur Rentenberechnung inkl. der hierzu gehörenden Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen

 

 

 

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