Aufbewahrungspflichten 2025

 

Zeit für Ordnung und mehr Speicherplatz im Büro: Lesen Sie, welche Unterlagen und Belege 2025 gelöscht oder vernichtet werden dürfen und was man lebenslang aufbewahren muss.

Geschäftsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, müssen immer über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Man unterscheidet dabei bislang zwischen Fristen von sechs Jahren und zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Unterlage gemacht wurden oder in dem die Unterlage erstellt wurde.

 

Künftig müssen Buchungsbelege nur noch acht Jahre statt zehn Jahre archiviert werden. Das ist Teil des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes - betrifft aber erst Rechnungen oder Kostenbelege ab 2025.  

Diese Unterlagen können ab 2025 vernichtet werden*

Aufbewahrungsfrist zehn Jahre

  • Handelsbücher,
  • Inventare,
  • Eröffnungsbilanzen,
  • Jahresabschlüsse,
  • Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a,
  • Lageberichte,
  • Konzernabschlüsse,
  • Konzernlageberichte 

Aufbewahrungsfrist acht Jahre

Buchungsbelege und Quittungen aus 2016 und aus früheren Jahren. Zum Beispiel

  • Lohnabrechungen
  • Rechnungen an Kunden oder von Lieferanten
  • Bankbelege
  • Bewirtungsbeleg‍e
  • Kassenbeleg‍e
  • Quittung‍en
    •  

Aufbewahrungsfrist sechs Jahre

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Kopien der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2018 oder früher empfangen oder abgesandt wurden.
  • Sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen oder Verträge aus dem Jahre 2018 oder davor.
  • Versicherungspolicen nach Ablauf.
  • Dabei muss man die Fristen für die Steuerfestsetzungen beachten.

*Die Angaben dienen nur zur Orientierung. Im Zweifel sollte man die Unterlagen länger aufbewahren.

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