Aufbewahrungspflichten 2023

• Welche Rechnungen, Quittungen und Belege müssen Sie für das Finanzamt aufheben, welche dürfen Sie entsorgen? Sie dürfen alle Dokumente und Dateien vernichten, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden. Und alle Unterlagen, die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2016 erstellt wurden.
• Faustformel: Das Jahr, in dem Sie die Steuererklärung eingereicht haben plus 10. Das ergibt das Jahr, ab dem Sie alle Unterlagen vernichten dürfen, die zu der Steuererklärung gehören
• Papier oder Datei? Das spielt keine Rolle, die Fristen gelten in beiden Fällen.
• Vorsicht: Auch wenn in anderen Bereichen kürzere oder keine Fristen gelten, sollten Sie sich zur Sicherheit an die steuerlichen Vorgaben halten – in einer Betriebsprüfung könnten die Unterlagen hilfreich sein.
• Tipp: In einigen Fällen sollten Sie die Unterlagen länger als vorgeschrieben aufbewahren. Zum Beispiel als Nachweis gegenüber der Rentenversicherung – oder für den Insolvenzverwalter.

Dienen Unterlagen als Buchungsgrundlage, dann müssen Sie diese 10 Jahre aufbewahren. Für viele andere Dokumente gilt eine Frist von 6 Jahren. Wann Sie die Unterlagen entsorgen dürfen, hängt jedoch nicht davon ab, um welches Steuerjahr es geht, sondern darum, wann Sie die Dokumente zuletzt bearbeitet haben: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie ein Dokument empfangen, erstellt, oder zuletzt bearbeitet haben“.

Beispiel: Sie haben den Jahresabschluss 2014 im Februar 2016 erstellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt also im Folgejahr, am 1. Januar 2017 und endet nach 10 Jahren, am 31. Dezember 2026. Vernichten dürfen Sie den Abschluss und alles, was dazu gehört, ab dem 1. Januar 2027.

So lange müssen Sie nämlich auch alle für den jeweiligen Jahresabschluss relevanten Unterlagen aufbewahren, wie zum Beispiel alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Belege, Kontounterlagen usw.

2. Welche Unterlagen dürfen Sie 2023 vernichten?

Vernichten können Sie 2023 alle Unterlagen, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden. Dazu zählen insbesondere:

• Quittungen
• Kassenberichte
• alle Belege
• alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Kontoauszüge
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Kassenbücher
• Rechnungseingangs- und -ausgangsbücher
• Jahresabschlüsse
• Kalkulationen
• Inventare
• Darlehensunterlagen

Außerdem können Sie 2023 alle Unterlagen entsorgen, die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2016 erstellt wurden. Dazu gehören auch:

• Lohnkonten
• Handelsbriefe (außer Rechnungen)
• Auftragsbücher
• Frachtbriefe und Frachtunterlagen
• Angebote mit Auftragsfolgen
• Versicherungsschreiben

3. Vorsicht Ausnahme: Im Streitfall länger aufbewahren

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt allerdings nur unter der Voraussetzung, dass es einen bestandskräftigen Steuerbescheid gibt.

Im Einzelfall könne die Festsetzungsverjährung deutlich länger dauern, wenn es zum Beispiel zum Rechtsstreit kommt oder wenn die Staatsanwaltschaft ein Steuerstrafverfahren einleitet,: „In solchen Fällen sollten man Unterlagen nicht einfach nach Fristablauf vernichten, sondern sich beraten lassen.“

4. Was gilt für elektronische Daten?

Aufbewahrungsfristen gelten nicht nur für Dokumente in Papierform, sondern ebenso für digitale Unterlagen:

2023 dürfen Sie alle Dateien löschen,

• die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden,
• die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2016 erstellt wurden.

„Elektronisch erhaltene oder erstellte Unterlagen müssen Sie unveränderbar und jederzeit lesbar revisionssicher archivieren“, sagt Schroeder. Ergänzend könne es sinnvoll sein, alles parallel auszudrucken und abzuheften. Elektronisch müssen Sie die Dateien aber dennoch vorhalten. „Die Dateien zu löschen, ist nicht erlaubt. Das gilt insbesondere auch für E-Mails, die als Handelsbriefe zu werten sind.“

Weil Festplatten und USB-Sticks altern und kaputtgehen können, empfiehlt er die Datensicherung in einer sicheren Cloud. „Dabei sollte man darauf achten, dass die Daten verschlüsselt in Deutschland in der Cloud liegen und damit nach deutschem Recht behandelt werden.“

Aufbewahren müssen Sie zudem alle Verträge, Handbücher, Einrichtungs- und Programmierprotokolle wie auch Verfahrensdokumentationen. Diese Informationen und Dateien muss man mindestens zehn Jahre nach Ende der Verwendung aufbewahren, besser noch länger. Denn eine Jahre zurückliegende Programmierung kann noch Einfluss haben auf Buchungsvorgänge, die ein Betriebsprüfer aktuell begutachtet. Dann ist es gut, wenn man nachweisen kann, wie sich die Programmierung des Systems entwickelt hat.

5. Private Kontoauszüge zur Sicherheit aufbewahren

Aufpassen müssen Selbstständige bei der Entsorgung privater Kontoauszüge. Für die gibt es zwar keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Doch im Streitfall könne es von Vorteil sein, wenn diese Unterlagen noch verfügbar sind. Dabei gehe es vor allem um den Herkunftsnachweis für private Einlagen in den Betrieb. „Man muss nachweisen können, woher das Geld kommt, dass es sich zum Beispiel um eine Überweisung der Oma auf das Privatkonto handelte und man es dann in die Firma gesteckt hat. Sonst unterstellt die Finanzverwaltung Schwarzgeld.“ Daher sei es sinnvoll, auch die privaten Auszüge zehn Jahre aufzubewahren.

6. Andere Fristen – was zählt wirklich?

Beispiel Mindestlohngesetz (MiLoG): Es verpflichtet viele Arbeitgeber, Arbeitszeiten zu dokumentieren und zwei Jahre aufzubewahren. Diese Aufzeichnungen können jedoch auch in einer Betriebsprüfung steuerlich relevant sein. „Daher empfehle ich meinen Mandanten, die Unterlagen die vollen zehn Jahre aufzubewahren“.

7. Diese Unterlagen sollten Sie auch aufbewahren

• Belege für die Einzahlung in die Handwerkerpflichtversicherung zur Rentenversicherung sollten Sie so lange aufbewahren, bis die Deutsche Rentenversicherung die Zeiten anerkannt und im Versicherungsverlauf dokumentiert hat.
• GmbH-Geschäftsführer und angestellte Angehörige sollten ihre Gehaltsnachweise so lange aufbewahren, bis für die jeweiligen Zeiträume der Rentenstatus geklärt ist und die anerkannten Zeiten dokumentiert wurden.
• GmbH-Gesellschafter sollten „unbedingt den Kontoauszug über die Einzahlung des Stammkapitals zu den Geschäftsunterlagen nehmen und ewig aufheben“, sagt Schroeder. Denn falls es einmal zur Insolvenz komme, werde der Insolvenzverwalter einen Nachweis darüber verlangen – oder eine Nachzahlung.